Wyjazdy za granicę

Warunki wyjazdu

Rozporzadzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób.

Wyjazdy za granicę mogą być realizowane w następujących celach:

  • prowadzenia badań naukowych,
  • podejmowania działalności dydaktycznej,
  • szkoleniowych na:
  • odbycie części jednolitych studiów magisterskich lub uzupełniających studiów magisterskich albo wyższych studiów zawodowych,
  • studia doktoranckie,
  • studia podyplomowe,
  • staże naukowe i artystyczne oraz specjalizacje zawodowe,
  • kursy językowe i inne kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,
  • praktyki zawodowe,
  • innych, np. udział w konferencjach naukowych, sympozjach, zjazdach, itp.

Na okres nie przekraczający miesiąca przysługuje urlop szkoleniowy, płatny według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Na okres przekraczający miesiąc pracownik może uzyskać urlop szkoleniowy, na ogólnych warunkach udzielania urlopów lub urlop bezpłatny.

W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość ubiegania się o wypłacanie świadczeń na rzecz pracownika lub pozostającej w kraju jego rodziny. Rektor może wyrazić zgodę i zawrzeć umowę o wypłacaniu ustalonych świadczeń na wniosek wyjeżdżającego zaopiniowany przez dyrektora instytutu i radę wydziału. Osoba wyjeżdżająca jest zobligowana do uregulowania kwestii urlopowania przed realizacją wyjazdu.

Osoba  starająca się o wyjazd za granicę w celu realizacji konkretnych zadań winna uzyskać zgodę, odpowiednio do charakteru wyjazdu i źródła finansowania, dysponenta środków finansowych i dyrektora instytutu/kierownika katedry. Cel podróży i zadania do wykonania są ustalane z bezpośrednim przełożonym.

W przypadku, gdy wyjazd dotyczy realizacji wymiany dydaktycznej w ramach umowy bilateralnej konieczne jest jasne wskazanie tego faktu w celu wyjazdu.

Zasady realizacji  i finansowania wyjazdu

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Osoba  planująca wyjazd składa w Biurze Współpracy z Zagranicą (podpisane przez dysponenta środków finansowych oraz dyrektora instytutu/kierownika katedry i dziekana wydziału) a także zarejestrowane w sekretariacie jednostki macierzystej Polecenie wyjazdu służbowego za granicę/Wniosek o wyjazd za granicę (w przypadku studentów, doktorantów i innych osób nie będących pracownikami uczelni)  najpóźniej 14 dni przed terminem realizacji pierwszej płatności związanej wyjazdem (np. opłaty konferencyjnej, zakupu biletu itp.).

Do polecenia wyjazdu służbowego za granicę należy dołączyć dokument potwierdzający możliwość realizacji wyjazdu np. potwierdzenie przyjęcia referatu, zaproszenie, informację o wydarzeniu itp.

W przypadku konieczności wniesienia opłaty konferencyjnej należy w poleceniu wyjazdu zaznaczyć, czy opłatę konferencyjną będzie samodzielnie realizował wyjeżdżający, czy ma zostać ona zrealizowana przez BWZ. W przypadku realizacji opłaty przez BWZ wyjeżdżający jest zobowiązany do dołączenia do polecenia wyjazdu dokładnych informacji dotyczących przelewu bankowego (adresat, nazwa banku, IBAN, SWIFT, kwotę, walutę, tytuł przelewu, termin płatności itp.).

Zgodę na realizację wyjazdu wydaje Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą.

Z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju przysługują świadczenia na niezbędne koszty podróży i pobytu: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych uzasadnionych wydatków (np. opłat wizowych). Aktualne wysokości diet i limity na nocleg.

Na zabezpieczenie pobytu za granicą wyjeżdżający otrzymuje środki w walucie określonej w rozporządzeniu lub w walucie polskiej. Wyjeżdżający określa  na poleceniu wyjazdu służbowego/wniosku o wyjazd formę wypłaty: przelew  lub wypłata gotówki. Jeśli waluta nie zostanie wskazana wypłata nastąpi w walucie i formie określonej przez Biuro Współpracy z Zagranicą.

Osobie, która otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli otrzymuje bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje jej 25% diety określonej w Rozporządzeniu.

Za noclegi przysługuje zwrot kosztów potwierdzonych rachunkiem do wysokości limitu określonego na dany kraj, lub w przypadku braku rachunku – przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego. Ryczałt za noclegi przysługuje, kiedy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00  i 7.00 oraz, że nie przysługuje za czas przejazdu.

Na pokrycie kosztów dojazdów z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego w miejscowości docelowej przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Ww. ryczałty nie przysługują jeżeli strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy lub podróż odbywa się samochodem.

Podróż może być realizowana środkiem lokomocji zatwierdzonym w poleceniu wyjazdu/wniosku o wyjazd.

Wyjeżdżający ma obowiązek posiadać ubezpieczenie na okres wyjazdu za granicę.

Biuro Współpracy z Zagranicą realizuje wyjazdy tylko na podstawie kompletnych dokumentów i wg. kolejności ich wpływu.

Zasady rozliczenia wyjazdu

Po odbytej podróży  w ciągu 14 dni od powrotu należy dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w Biurze Współpracy z Zagranicą.

Rozliczenie wyjazdu następuje na podstawie oryginałów rachunków i biletów. Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana przedłożyć wraz z formularzem rozliczenia kosztów następujące dokumenty (jeśli dotyczy):

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, wyjeżdżający składa stosowne oświadczenie, pozostawiając do decyzji Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą uznanie poniesionych kosztów do rozliczenia.

Pracownik, który otrzymał zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, składa oświadczenie o przebiegu kilometrów. Na tej podstawie może otrzymać zwrot poniesionych kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu w zależności od pojemności silnika: do 900cm3 – 0,5214 zł, powyżej 900cm3 – 0,8358 zł.

Sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu powinno być dokonane w macierzystej jednostce organizacyjnej wyjeżdżającego.